Columbine Label, ein in Centennial, Colorado, ansässiger Etikettenhersteller, hat vor kurzem die Workflow-Produktionssoftware CLOUDFLOW von HYBRID Software installiert, um seine Druckvorstufe zu verbessern und bestehende Engpässe zu beseitigen, die durch einen zu langen Proofing-Prozess verursacht wurden.
Columbine Label nutzte bisher ein Produkt, das nur auf die Automatisierung von etwa einem Prozent der Geschäftsvorgänge des Unternehmens abgestimmt war, und hatte Probleme mit dem Proofing-Prozess, der zu Verzögerungen führte und zahlreiche Probleme in allen Abteilungen verursachte.
„Das Automatisierungssystem, das wir vorher hatten, war im Grunde nur ein glorifiziertes Dateiverwaltungssystem, das die Datei automatisch dort speicherte, wo sie hingehörte, und das war’s auch schon“, sagt Erin Parker, Kundenbetreuerin bei Columbine Label. „Ein Kunde musste uns immer noch eine E-Mail mit mehreren Anhängen schicken, die wir dann zusammen mit allen Anweisungen an unser Grafikteam weiterleiten mussten, um dann zu warten, bis alle Aufgaben der Druckvorstufe erledigt waren, nur um schließlich festzustellen, dass die Grafik gar nicht brauchbar war“.
Nach Aussage von Columbine konnte sich das Abstimmen eines einzelnen Designs, das ein Kunde schickte, manchmal über eine Woche hinziehen. Das lag an Fehlern, die manchmal erst entdeckt wurden, nachdem das Design in die Produktion gelangt waren, was dazu führte, dass der Proof an den Kunden zurückgeschickt werden musste, was im Grunde den gesamten Prozess neu startete. Wenn man dies auf den gesamten Kundenstamm überträgt, wird es unmöglich, dies aufrechtzuerhalten.
Einstieg in HYBRID Software.
Nach etwa einem Jahr mit HYBRID wurde die Software im Backend des Unternehmens implementiert, das dann mit der Frontend-Software Label Traxx verbunden wurde, so dass der Kunde sofort nach dem Hochladen auf den Proof zugreifen kann und alle Abteilungen Zugriff auf die Datei erhalten. Die Software ist auch in der Lage, alle grundlegenden Fehler wie Formatierung und falschen Dateityp automatisch zu erkennen. Die Grafik wird anschließend mithilfe der Software PACKZ von HYBRID bearbeitet.
Gemäß Columbine können die Mitarbeiter in den Bereichen Produktion, Grafik, Kundendienst und Vertrieb durch den Einsatz dieser Produkte Fehler sofort erkennen und die zuständigen Teammitglieder viel früher benachrichtigen, so dass eine schnellere Bearbeitung möglich ist.
„Ein Proof, der sonst zwei oder drei Tage gedauert hätte, kann jetzt in weniger als 24 Stunden erstellt werden“, so Brett Borzsei, Produktionsleiter bei Columbine Label. „Diese Software hat die Produktion so weit beschleunigt, dass wir in der Lage sind, unsere Produktivität zu steigern und mehr Arbeit zu übernehmen.“
Die Zugriffsmöglichkeit auf den Dateimanager hat nach Angaben des Unternehmens auch dazu geführt, dass alle Mitarbeiter mehr Zeit zur Verfügung haben, denn wenn eine andere Abteilung auf ein Problem stößt, muss niemand mehr von der Arbeit weggeholt werden, sondern kann sich einfach in das System einloggen und sich den Fehler direkt von seinem eigenen Computer aus ansehen und darauf reagieren. Die Software archiviert auch automatisch jede Bearbeitung, so dass weniger Fehlermöglichkeiten bestehen, denn „wenn man die falsche Datei zieht und die falsche Datei bearbeitet, dann wird die falsche Datei in der Produktion verwendet“, sagt Borzsei. Dadurch wird gewährleistet, dass kein Druckauftrag verloren geht, da die Software alle bearbeiteten Dateien automatisch registriert und sichert.
Und was die Schulung der Mitarbeiter und der Kunden in diesem neuen System betrifft, so war dies laut Columbine ebenfalls sehr einfach, da der Zugriff auf die Software, das Hochladen von Dateien und die Navigation nicht komplizierter sind als beim Dateimanager Google Docs. Aber bis dahin waren es nicht nur ein paar Tage.
Während der Arbeit mit HYBRID stieß Columbine auf einige Hindernisse, so dass die Implementierung etwas mehr als ein Jahr dauerte. Das Unternehmen sagt jedoch, dass die meisten Probleme selbst verursacht waren, da sie anfangs nicht ganz genau wussten, was sie von dem Produkt erwarteten, und auch nicht aus jeder Abteilung einen Mitarbeiter an Bord hatten, was nach Ansicht des Unternehmens bei der Einführung eines Produkts wie diesem entscheidend ist.
„Es gab einen Zeitpunkt, an dem wir dachten, alles sei in Ordnung, bis wir feststellten, dass der Engpass einfach auf den Verkauf verlagert wurde“, so Phil Griffith, Prepress bei Columbine Label. „Wir haben monatelang mit HYBRID gearbeitet und versucht, die verbliebenen Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen. Wir kannten nicht all die Mikroaufgaben, die die Software erledigen konnte, so haben wir jedes Detailproblem erklärt, und sie haben dann eine Lösung für uns gefunden“.
Für die Zukunft plant das Unternehmen, seine Prozesse weiter zu automatisieren, die nächsten Prioritäten sind jedoch noch nicht festgelegt.